Po pandemii stało się jasne, że wiele firm nie jest w stanie powrócić do biura na stałe. Chociaż pracownicy doceniają interakcję, jaką zapewnia przestrzeń biurowa, chcą mieć możliwość wyboru miejsca, w którym wykonują swoją pracę. Wiele firm poszukuje rozwiązań poprawiających komfort pracowników przy jednoczesnym obniżeniu kosztów wynajmu powierzchni biurowej. Popularne stało się hot desking, czyli idea współdzielenia biurek. Polega ona na rotacyjnym współdzieleniu przestrzeni biurowej zamiast jej przydzielania. Teoretycznie brzmi to świetnie, ale czy takie rozwiązanie sprawdzi się w każdej firmie? W tym artykule przeanalizujemy korzyści i wyzwania związane z wdrożeniem tego modelu. Porozmawiamy również o tym, jak wprowadzić hot desk w sposób, który będzie zarówno efektywny, jak i satysfakcjonujący zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Hot desking, koncepcja wywodząca się ze Stanów Zjednoczonych z lat 80. ubiegłego wieku, zyskuje obecnie na popularności, szczególnie w kontekście elastycznych biur hybrydowych. Zjawisko to wynika przede wszystkim z chęci optymalizacji przestrzeni biurowej i dostosowania jej do potrzeb zmieniającego się rynku pracy.
Wprowadzenie biurek rotacyjnych, w czasach gdy praca zdalna była gorącym tematem, pozwoliło na lepsze zarządzanie przestrzenią biurową, gdyż nie wszyscy pracownicy byli w niej obecni każdego dnia. Hybrydowy model pracy oznacza, że pracownicy nie muszą być przypisani do konkretnego stanowiska, aby wykonywać swoje obowiązki. Wynajem i utrzymanie dużych biur może być kosztowne. Co więcej, dają one pracownikom większą swobodę wyboru miejsca wykonywania określonych zadań. Dzielenie biurek może prowadzić do lepszej współpracy między zespołami i silniejszej więzi między pracownikami. Hot deski są coraz częściej postrzegane jako kluczowy element przyszłego elastycznego i hybrydowego biura.
Biura hybrydowe: zalety i wady można znaleźć w artykule Biura hybrydowe.
W tradycyjnym biurze nawet połowa biurek pozostaje niewykorzystana. Pracownicy mogą być na spotkaniach, w podróży służbowej, na zwolnieniu lekarskim, na wakacjach lub wykonywać obowiązki w domu. Rotacyjne miejsca pracy są ważną częścią pracy opartej na aktywności. Pozwalają one na wykonywanie różnych zadań w różnych lokalizacjach, dzięki czemu każdy może pracować w preferowany przez siebie sposób. Hot Desking pozwala specjalistom pracować tam, gdzie są potrzebni.
Hot Desking to świetny sposób na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów wynajmu i utrzymania. Rotacyjne przestrzenie robocze najlepiej sprawdzają się w firmach, które łączą pracę stacjonarną i zdalną. W takich organizacjach nie jest konieczne dopasowywanie liczby biurek do liczby pracowników. Wynajem powierzchni biurowej jest ważną częścią budżetu firmy. Optymalizując przestrzeń biurową, firmy mogą zainwestować zaoszczędzone pieniądze w inne aspekty swojej działalności lub zapewnić lepsze warunki zatrudnienia dla ekspertów.
Wdrożenie tzw. gorących biurek zwiększa również produktywność pracowników i zachęca ich do kreatywności. Obrotowy system biurek pozwala na spontaniczne dyskusje, burze mózgów, a nawet szybsze rozwiązywanie problemów i wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań. Gorące biurka zachęcają do wymiany informacji między pracownikami z różnych działów i pozwalają na nowe pomysły i spostrzeżenia. Należy pamiętać, że pracownicy potrzebują spokojnej, dedykowanej przestrzeni do pracy koncepcyjnej. Zadanie to można zrealizować z pomocą mobilnych ścianek Soniq. Nóżki stabilizujące wyposażone są w zamontowane rolki, dzięki którym z łatwością dostosowują się do dynamiki pracy biurowej.
Hot desking to nowoczesny sposób organizacji przestrzeni do pracy, który umożliwia dostosowanie liczby stanowisk pracy do zmieniających się potrzeb. Hot desking to nowoczesne podejście do organizacji przestrzeni roboczej, które polega na dostosowywaniu liczby stanowisk pracy w zależności od zmieniających się potrzeb. Hot desking pozwala firmom szybko dostosowywać się do zmian w sile roboczej, nowych projektów lub zmniejszającej się liczby pracowników. Ma to kluczowe znaczenie w dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu.
Z innej perspektywy: dzięki współdzieleniu biurek pracownicy mogą lepiej zarządzać swoim czasem i utrzymywać porządek na swoich stanowiskach pracy. Niektóre osoby umieszczają na przydzielonych im biurkach przedmioty takie jak ramki ze zdjęciami, pamiątki lub inne przedmioty niezwiązane z codziennymi obowiązkami. Ograniczenie ilości przedmiotów osobistych umieszczanych na biurku przeciwdziała rozpraszaniu uwagi i zwiększa produktywność pracowników.
W dużych korporacjach ludzie często pracują latami w tym samym miejscu i nigdy nie rozmawiają z nikim spoza swojego zespołu. Hot desking pozwala na lepszą komunikację między działami, ponieważ pracownicy siedzą obok siebie każdego dnia. Taki układ może również pomóc w rozwijaniu kompetencji, ponieważ można usiąść obok specjalisty i poprosić o wskazówki lub pomoc w projekcie.
Hot desking ma zarówno zalety, jak i wady. Nie będzie ulubionym rozwiązaniem w każdej firmie. Może to być świetny sposób na utrzymanie biura w czystości, zmniejszenie kosztów wynajmu i zapewnienie pracownikom większej elastyczności, jeśli chodzi o miejsce wykonywania obowiązków. Nie jest to jednak rozwiązanie pozbawione wyzwań. Większość młodszych pokoleń jest w stanie dostosować się do tego nowego trybu pracy, ale starsze pokolenia mogą mieć trudności, ponieważ wolą stałe miejsce do wykonywania swoich zadań.
Hot deski nie zawsze są mile widziane przez pracowników. Nowo zatrudnionym pracownikom może być trudno poczuć się częścią zespołu, gdy nie mają stałego miejsca pracy. Przydzielone biurka zapewniają pracownikom poczucie stabilności i dają im możliwość nawiązania relacji z sąsiadami.
Organizacja pracy w systemie hot desk może być trudniejsza niż w tradycyjnym miejscu pracy. Pracownicy korzystają z różnych biurek każdego dnia, więc na koniec muszą odkładać swoje dokumenty i rzeczy osobiste do szafek. W takiej sytuacji łatwo jest zgubić ważną umowę lub certyfikat. Co więcej, bez stałego miejsca pracy ludzie spędzają więcej czasu na szukaniu wolnych stanowisk i przenoszeniu wszystkich swoich rzeczy.
Hot desking może powodować brak prywatności w miejscu pracy, ponieważ pracownicy nie mają własnej przestrzeni do przechowywania swoich rzeczy i pracy w ciszy. Praca obok nieznajomych może sprawiać, że ludzie czują się, jakby ktoś podsłuchiwał rozmowy lub zaglądał do ich monitora.
Artykuł Jak rozplanować biurowe stanowiska pracy, aby wszyscy czuli się komfortowo i pracowali efektywnie wyjaśni najlepszy sposób rozplanowania biurowego stanowiska pracy.
Hot desking to wyzwanie, ale może przynieść wiele korzyści, w tym oszczędność kosztów, zwiększoną elastyczność i lepszą wydajność przestrzeni biurowej. Aby z powodzeniem wdrożyć tę koncepcję, konieczne jest holistyczne podejście i uwzględnienie potrzeb pracowników.
Pierwszym krokiem do wprowadzenia "hot-desków" jest określenie celów organizacji. Może to być: zwiększenie efektywności wykorzystania przestrzeni biurowej, poprawa współpracy między pracownikami lub zmniejszenie kosztów związanych z utrzymaniem biura podczas pracy hybrydowej. Ważne jest, aby przeanalizować potrzeby pracowników w celu dostosowania rozwiązania do organizacji.
Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy cieszyli się przestrzenią biurową, musi ona spełniać wszystkie ich oczekiwania i być wygodna do wykonywania różnych zadań. Hot desking może być tańszy w wynajmie, ale nie oznacza to, że pracodawca nie poniesie kosztów. Obrotowe miejsca pracy muszą być elastyczne - powinny uwzględniać różne style pracy i metody wykonywania zadań. Regulacja wysokości jest konieczna, jeśli jednego dnia przy biurku musi pracować wysoka osoba, a następnego niższa.
Wprowadzenie regulowanych biurek to idealne rozwiązanie dla biur wykorzystujących koncepcję hot desk. Dzięki temu każdy pracownik będzie mógł dostosować swoją pozycję do indywidualnych potrzeb. Możliwe jest utrzymanie prawidłowej postawy podczas pracy. Zmniejsza to ryzyko wystąpienia bolesnych schorzeń, takich jak bóle nadgarstków lub pleców. Biurka Stand Up R wykorzystują ręczny, opatentowany system zmiany położenia blatu. Wysokość można łatwo regulować (bez konieczności użycia wtyczki) w zależności od wzrostu danej osoby lub tego, czy woli ona pracować na siedząco, czy na stojąco. Wykończenie z naturalnego drewna i prosty design ułatwiają integrację biurka sit&stand z istniejącą przestrzenią biurową.
Jeśli wdrożony zostanie system rezerwacji miejsc pracy, hot desking może być bardzo wydajnym i wygodnym sposobem pracy. Rotacja miejsc pracy może powodować niepotrzebny wyścig o najlepsze biurka. Wiele organizacji korzysta z aplikacji do rezerwowania miejsc na dany dzień, a nawet cały tydzień. Elektrycznie regulowane biurko Balance to rozwiązanie, które warto rozważyć. Zapamiętuje ono preferowane ustawienia, a aplikacja Desk Control przypomina o zmianie pozycji. Biurko można regulować w zakresie od 630 milimetrów do 1280, dzięki czemu idealnie nadaje się do biura lub otwartej przestrzeni, w której używane są obrotowe stanowiska pracy. Podwójna wersja biurka Balance może być wykorzystana do stworzenia wygodnej wyspy roboczej.
Koncepcja współdzielenia biurek musi uwzględniać potrzebę pracowników do przechowywania swoich rzeczy osobistych i dokumentów. Zapewniając odpowiednie rozwiązania, takie jak szafki zamykane na klucz, można dać pracownikom poczucie komfortu i bezpieczeństwa. Ważne jest, aby wybrać rozwiązanie, które zapewni swobodny dostęp do przechowywanych przedmiotów przy jednoczesnym zachowaniu prywatności. Decydując się na wprowadzenie hot desków, warto rozważyć zakup mobilnych, wolnostojących ścianek działowych. Pozwoli to pracownikom stworzyć dla siebie przestrzeń, w której będą mogli skupić się na pracy, a w razie potrzeby zachować prywatność. Warto zainwestować w ściankę akustyczną typu drzewo, która może posłużyć nie tylko do podziału przestrzeni, ale także dodać element dekoracyjny do biura.